Conditions Générales de ventes
Partenariat évènementiel #GEN
Article 1: Objet
Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’association Grand Est Numérique, (“l’Association/ L’organisateur”), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique ou morale, dénommée « le Partenaire », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.
Les services proposés par l’Association sont les suivants :
- L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel
- Toute opération de communication événementielle et marketing.
Article 2 : Contrat
Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le partenaire, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaire à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.
De convention expresse entre le Partenaire et l’Association, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part, acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente.
Article 3 : Obligations de l’Association
L’association a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses Partenaires, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.
De convention expresse entre le Partenaire et l’Association, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que l’Association effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’association fera son possible pour proposer au Partenaire un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’association n’engage en aucun cas le Partenaire qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle proposition par le Partenaire, la relation entre l’Association et le Partenaire se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Partenaire dans les 60 jours, à compter de la réception par l’Association du refus écrit de ladite proposition.
Article 4: Obligations du Partenaire
Le Partenaire s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Partenaire fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.
Le Partenaire s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.
Le Partenaire s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.
Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Partenaire venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par Grand Est Numérique, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à Grand Est Numérique.
Article 5: Paiement
Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au Partenaire. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. En cas de réponse supérieure à 10 jours après l’envoi du devis, l’association s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.
Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et ou du transport
- a) Réservation confirmée à réception de 60% du montant total de la manifestation. Un complément de 40% sera exigé 1 mois avant la date de manifestation. Lorsque la signature du contrat intervient à 30 jours ou moins du début de l’évènement, les deux acomptes sont remplacés par une facturation unique de 100% du montant total.
Exception
Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le Partenaire sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaires de la facture.
Pénalités de retard
En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le Partenaire doit verser à l’association une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que l’Association est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la charge du Partenaire.
Article 6 : Modifications du fait du Partenaire
Toute modification de prestation entraîne une nouvelle négociation. Néanmoins, il ne sera pas possible de modifier les conditions après la signature du devis.
Dans tous les cas, le montant de la prestation ne pourra être inférieur à «90% devis signé à l’initial».
- a) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Partenaire souhaite réduire ou modifier les conditions, Grand Est Numérique pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.
- b) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Partenaire souhaite augmenter le nombre de participants, Grand Est Numérique fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. Grand Est Numérique ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires.
Article 7 : Modification du fait de l’organisateur
Grand Est Numérique s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la manifestation & prestation du Partenaire, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant, même dans ces dernières hypothèses, Grand Est Numérique s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’événement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le Partenaire peut dans un délai de 7 jours après en avoir été averti :
- Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ;
- Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.
Le Partenaire ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’évènement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, Grand Est Numérique ne saurait être confondu avec ses prestataires qui conservent à l’égard de tout Partenaire leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. Grand Est Numérique ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.
Article 8 : Conditions d’annulation
Sauf accord spécial, si le Partenaire annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, Grand Est Numérique conservera les acomptes versés quelque soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.
Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Partenaire, ce dernier devra payer à Grand Est Numérique, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :
- Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 40 % du montant total de la prestation seront dus à Grand Est Numérique.
- Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 % du montant total de la prestation seront dus à Grand Est Numérique .
- Moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à Grand Est Numérique
Annulation par Grand Est Numérique
Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, Grand Est Numérique se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Partenaire.
Article 9 : Responsabilité du Partenaire
Le Partenaire devra indemniser Grand Est Numérique pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par Grand Est Numérique ou un de ses Partenaires, prestataires ou employés et causés par le Partenaire, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.
Grand Est Numérique décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le Partenaire ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).
Article 10 : Assurance
Dans le cadre de son activité, Grand Est Numérique souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont Grand Est Numérique serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).
Le Partenaire à l’obligation de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.
Article 11: Force Majeure
Grand Est Numérique ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..
Dans ces cas de figure, le Partenaire reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le Partenaire est libre de souscrire avant l’événement auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.
Article 12 : Confidentialité
l’association s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du Partenaire à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’association ou en relation avec l’activité de l’association dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine.Le Partenaire dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le Partenaire peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’association par courrier à l’adresse :
Grand Est Numérique
57 rue Lothaire
57000 Metz
Article 13 : Propriété intellectuelle
En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de l’association et son contenu restent la propriété exclusive de Grand Est Numérique et ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre structure.
Article 14 : Publicité et droit à l’image
A titre de références et d’actions publicitaires, l’association est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du Partenaire ou le nom de la marque du Partenaire, le logo du Partenaire ou de la marque du Partenaire, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio.
La diffusion et reproduction de l’image d’un groupe ou d’une scène de l’événement par le partenaire est permise sans besoin de solliciter le consentement de chaque personne photographiée à condition de ne pas dépasser les limites du droit à l’information. Ceci implique la non individualisation d’un ou de quelques sujets sans son consentement.
Le Partenaire qui mobilise les mineurs déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’association de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.
Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le Partenaire de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’association, le Partenaire s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisé par Grand Est Numérique ».
Article 15 : Caractère personnel
Le présent contrat est personnel au Partenaire et ne peut être cédé en aucun cas
Article 16 : Juridiction
Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y rapportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce de Metz.
